Conditions de réservation conférence & événement

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Établi conformément aux lignes directrices du SHR. Valable lors de la réservation chez KUST Hotell & Spa.

1. Domaine d’application et définitions

Ces conditions de réservation s’appliquent à toutes les réservations de groupes, événements, mariages et conférences chez KUST Hotell & Spa, que la réservation ait été effectuée via le site web, par e-mail, téléphone ou contact direct. Les conditions s’appliquent que la communication ait été orale ou écrite.

2. Règles de réservation et responsabilité

Âge minimum :

Pour réserver et séjourner, le client doit avoir au moins 18 ans. Les mineurs ne peuvent séjourner à l’hôtel qu’accompagnés d’un tuteur ou d’un adulte responsable. Une pièce d’identité valide peut être exigée lors du check-in. L’hôtel se réserve le droit d’annuler la réservation si cela ne peut être présenté.

Confirmation de réservation :

La réservation est contraignante dès qu’une confirmation écrite est reçue de l’hôtel. Il incombe au client de vérifier l’exactitude de la confirmation.

Cession :

La réservation ne peut être cédée à un autre sans l’approbation écrite de l’hôtel.

Demandes spéciales :

Les besoins éventuels, tels que l’adaptation aux allergies ou les aides (par exemple, siège de douche), doivent être signalés par écrit au moment de la réservation.

Sécurité :

Pour des raisons de sécurité, il n’est pas permis d’admettre des invités non autorisés dans les chambres d’hôtel ou les locaux.

Animaux de compagnie :

Les animaux de compagnie ne sont pas autorisés dans les locaux de l’hôtel, y compris le restaurant Tage.

3. Force Majeure

L’hôtel se réserve le droit d’annuler le contrat sans responsabilité en cas de circonstances indépendantes de notre volonté, telles que grève, incendie, catastrophes naturelles, pandémie, guerre ou décision de l’autorité.

4. Réservation via un intermédiaire

En cas de réservation via un revendeur, une société d’événements ou autre intermédiaire, ces derniers sont responsables de la rétention des fonds des clients sur un compte séparé jusqu’à ce que le paiement au fournisseur soit terminé. L’intermédiaire doit rendre compte à l’hôtel des montants reçus.

5. Responsabilité pour les biens et dommages

• L’hôtel n’est pas responsable de la perte ou du dommage des biens que les clients conservent dans l’enceinte de l’hôtel.
• Les objets de valeur doivent être signalés à l’arrivée, et les biens particulièrement précieux doivent faire l’objet d’un accord écrit.
• Les dommages causés par le client et/ou l’invité accompagnant sont facturés dans leur intégralité.
• L’hôtel n’est responsable que si le dommage résulte d’une négligence de la part du personnel.

6. Prix et paiement

• Les prix sont indiqués en SEK et peuvent inclure ou exclure la TVA, selon la nature du contrat. Veuillez vérifier ce qui s’applique à votre réservation concernant la TVA et les taxes supplémentaires.
• Les prix sont basés sur les informations fournies au moment de la réservation. KUST Hotell & Spa se réserve le droit de modifier les prix en cas de montée de la TVA, de fluctuations monétaires, de décisions des autorités ou de coûts accrus des matières premières.
• Les services supplémentaires et les coûts éventuels sont confirmés dans l’accord.

7. Facturation

• Le paiement par facture doit être effectué dans les 10 jours suivant la date de facturation, sauf accord contraire.
• En cas de retard de paiement, des intérêts de retard seront appliqués selon le taux de référence en vigueur + 8%.
• Des frais de facturation s’appliquent.
• L’hôtel se réserve le droit de facturer la totalité ou une partie du montant à l’avance.

8. Règles de modification et d’annulation

Toute modification ou annulation, réduction ou ajustement doit toujours être effectuée par écrit. Les forfaits non modifiables ou non annulables ne sont pas remboursables.
En cas d’annulation partielle (réduction de valeur), les frais d’annulation suivants s’appliquent en fonction du nombre de personnes et du moment où la réduction de valeur est effectuée:

 

Exemple

Pour une réservation de 20 personnes et une réduction à 10 personnes (50% de réduction de valeur), le changement doit être effectué au plus tard 14 jours avant l’arrivée pour éviter des frais.

9. Conditions spécifiques aux événements

1. Pour les réservations de conférences, cours, mariages ou événements plus importants, les conditions suivantes s’appliquent :
2. Confirmation : La réservation devient contraignante dès qu’une confirmation écrite est envoyée par KUST Hotell & Spa.
3. Informations des participants : Au plus tard 14 jours avant l’arrivée, la liste des participants, la répartition des chambres/liste d’hébergement, l’emploi du temps, les besoins techniques, les régimes spéciaux et les heures de repas doivent être envoyés.
4. Remboursement pour frais spéciaux : Les frais supplémentaires ou commandes spéciales qui ne peuvent être annulés sont facturés dans leur intégralité.
5. Responsabilité de paiement : Le client est responsable de la totalité du montant, même si le paiement est réparti entre les participants.
6. Ajustement des prix : L’hôtel a le droit de modifier les prix en cas d’augmentations imprévues des coûts (ex. taxes, décisions des autorités).

10. Arrivée et accès aux locaux

• Le check-in des chambres d’hôtel a lieu à partir de 15h00 le jour de l’arrivée. Le check-out doit être effectué avant 11h00, en cas de départ tardif, KUST Hôtel & Spa se réserve le droit de facturer une nuit supplémentaire.
• KUST Hotell & Spa se réserve le droit d’attribuer un autre local ou une chambre équivalente à celle initialement réservée.
• Il n’est pas permis de consommer des boissons alcoolisées apportées dans nos salles de restauration (ceci s’applique également au restaurant Tage, qui dispose de toutes les licences).

11. Gestion des données personnelles

KUST Hotell & Spa est responsable du traitement des données personnelles pour toutes les informations collectées lors de votre réservation. Les données sont utilisées pour gérer la réservation et communiquer avant, pendant et après le séjour. Lors de la réservation pour une autre personne, vous êtes responsable de l’obtention de son accord pour notre traitement des données personnelles. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique de confidentialité.

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